Fakturierung

Kurzantwort

Die Abrechnung rechnet einen Vertrag durch und schreibt das Ergebnis in einen Abrechnungsbeleg. Die Fakturierung nimmt diesen Beleg und weitere Quellbelege auf, gruppiert sie, rechnet Steuern, verrechnet Abschläge und erzeugt daraus einen Fakturierungsbeleg. Zugleich bucht sie im Vertragskontokorrent einen Beleg mit Forderungs- und Erlöskontierung. Der Fakturierungsbeleg trägt die Daten für den Rechnungsdruck. Damit steht die Forderung im System, bevor der Kunde das Schreiben in der Hand hält.

Einordnung: der Schritt von Ergebnis zu Forderung

Dieser Artikel beschreibt den Weg von abrechenbaren Positionen bis zur ausgegebenen Rechnung. Wie das Abrechnungsergebnis aus Messwerten, Preisen und Vertragsdaten entsteht, steht in Verbrauchsabrechnung verstehen. Wie die Abschläge vorher festgelegt werden, behandelt Abschlagsplan verstehen. Welche Belegnummern dabei entstehen und über welche Referenzen sie zusammenhängen, steht in Belegkette.

Hier geht es um den Schritt zur Rechnung samt Positionen, Steuer, Verrechnung und Ausgabe. Drei Dinge sind dabei zu trennen:

• Abrechnung: Sie rechnet je Vertrag oder Service ein Ergebnis aus und kennt Mengen, Preise sowie Zeiträume.
• Fakturierung: Hier werden abrechenbare Belege gebündelt, Steuern gerechnet und Vorauszahlungen verrechnet, und am Ende stehen Forderung und Erlös im Buch.
• Ausgabe: Aus dem Fakturierungsbeleg entsteht das Kundendokument, das dann versendet wird.

Modell: von abrechenbaren Positionen zur Rechnung

SAP beschreibt die Fakturierung als Verarbeitung von Abrechnungsbelegen und anderen Quellbelegen. Diese Belege werden nach Regeln ausgewählt, gruppiert und zu einem Convergent-Invoicing-Beleg aggregiert (Fakturierung ausführen, Abschnitt Fakturierungsdefinition). Zur Fakturierung geben nur die Abrechnungsbelege etwas her, die laut ihrem Fakturierungsdatum bereitstehen.

Die Fakturierungsausführung erzeugt zwei Ergebnisse zugleich: einen Fakturierungsbeleg und einen Buchhaltungsbeleg im Nebenbuch Vertragskontokorrent (Abrechnung und Fakturierung erläutern, Abschnitt Abrechnungs- und Fakturierungsübersicht). Der Buchhaltungsbeleg trägt eine Forderungs- und eine Erlöskontierung. Damit ist die Forderung gegen den Kunden im offenen Posten entstanden, und der Erlös steht auf dem dafür vorgesehenen Konto.

Der Fakturierungsbeleg als solcher ist kein Buchungsbeleg. Er trägt Sachverhalte für den Rechnungsdruck: Kopfdaten, Positionsdaten, Einzelnachweisdaten, Zahlungsdaten und Steuerdaten. Zusätzlich enthält er Buchungsbelege, Ursprungsbelege, Zahlungsposten, Steuerpositionen, Stammdaten, Stornodaten und die Vorschau des Rechnungsschreibens (Fakturierung ausführen, Abschnitt Fakturierungsbeleg). Diese drei Dinge dürfen nicht gleichgesetzt werden:

Sechs Bausteine tragen den Schritt:

1. Auswahl und Gruppierung. Regeln bestimmen, welche Quellbelege in welche Fakturierungseinheit fallen. Eine Fakturierungseinheit ist die Bezugsgröße, unter der abrechenbare Positionen zu einer Rechnung zusammengefasst werden. Sie folgt der Konfiguration und den Daten des Vertrags, nicht dem Vertragskonto. Ein Vertragskonto kann mehrere Rechnungen tragen. Über das Feld für das abweichende Vertragskonto lassen sich Rechnungen mehrerer Verträge auf ein anderes Konto richten (IS-U: Vertragskontofelder, Feld ABWVK).
2. Kontenfindung. Der Buchungsbeleg braucht ein Forderungskonto und ein Erlöskonto. Beide stammen aus der Kontenfindung. Das Kontenfindungsmerkmal steht am Vertragskonto (IS-U: Vertragskontofelder, Feld KOFIZ_SD).
3. Zusätzliche Positionen. Die Fakturierung nimmt auch andere Quellbelege auf, etwa Mahngebühren aus dem Mahnlauf oder sofortige Zahlungen. Solche Positionen erscheinen in derselben Rechnung wie der Verbrauchsanteil.
4. Steuer. Die Fakturierung berechnet und bucht Steuern. Der Steuerbetrag und die Bemessungsgrundlage gehören in getrennte Felder der Rechnung, weil § 14 Absatz 4 UStG beides als Pflichtangabe führt (§ 14 UStG, Abs. 4 Nummern 7 und 8).
5. Verrechnung. Die Fakturierung gleicht Vorauszahlungen des Kunden, also Abschläge, mit den Forderungen aus dem Rechnungslauf aus. Auch Kreditkartenzahlungen mit sofortigem Ausgleich laufen über die Verrechnungssteuerung.
6. Rechnungsdruck und Versand. Der Fakturierungsbeleg ist die Datenquelle für den Rechnungsdruck. Der Druck läuft über die SAP-Druck-Workbench. Liefert das Rechnungsformular falsche Feldinhalte, hilft die Formularsteuerung am Vertragskonto weiter, denn dort steht der Formularschlüssel (IS-U: Vertragskontofelder, Feld FORMKEY).

Nicht jede Rechnung geht an einen Kunden allein. Das Feld für das abweichende Vertragskonto ist ausdrücklich als Vertragskonto für Sammelrechnungen geführt. Darüber laufen Fälle, in denen mehrere Verträge auf ein gemeinsames Rechnungskonto zeigen.

Der Weg im Diagramm

Beispiel: eine Jahresverbrauchsabrechnung mit drei Bestandteilen

Das folgende Beispiel ist vereinfacht und dient nur der Veranschaulichung der Schritte.

Ein Kunde mit einem Vertragskonto bezieht Strom über einen Liefervertrag. Der Abrechnungslauf für den Zeitraum 1. Oktober bis 30. September liefert einen Verbrauch von 3.100 Kilowattstunden und daraus einen Betrag von 1.180,00 Euro brutto. Der Betrag enthält Steuer, Umlagen, Netzentgelte und Konzessionsabgabe, die nach § 40 Absatz 3 EnWG gesondert in der Rechnung auszuweisen sind (§ 40 EnWG, Abs. 3 Nummern 1 bis 4). Für den Kunden wurde monatlich ein Abschlag von 95,00 Euro gezahlt, in zwölf Monaten also 1.140,00 Euro. Dazu kommt eine Gebühr für eine Zusatzleistung von 25,00 Euro und eine Gutschrift aus einer Reklamation von 40,00 Euro.

Die Fakturierung fasst diese Bestandteile in einer Fakturierungseinheit zusammen. Sie berechnet die Steuer auf die steuerpflichtigen Positionen, verrechnet die gezahlten Abschläge und zieht die Gutschrift ab. Die Rechnung weist die Positionen einzeln aus und nennt zusätzlich Angaben, die § 40 EnWG verlangt: den Anfangszählerstand, den Endzählerstand, den ermittelten Verbrauch und die Art der Zählerstandsermittlung, den nächstmöglichen Kündigungstermin und die Kündigungsfrist sowie den zuständigen Messstellenbetreiber und den Netzbetreiber (§ 40 EnWG, Abs. 2 Nummern 4 bis 6). Rechnungsbetrag und Datum der Fälligkeit müssen deutlich erkennbar hervorgehoben sein (§ 40 EnWG, Abs. 1 Satz 3).

Zahlenrechnung: 1.180,00 Euro plus 25,00 Euro minus 40,00 Euro ergibt 1.165,00 Euro. Davon werden 1.140,00 Euro Abschläge abgezogen. Es bleibt eine Nachforderung von 25,00 Euro, die mit der Fälligkeit aus der Zahlungsbedingung des Vertragskontos fällig wird. Wäre der Verbrauch niedriger ausgefallen, stünde an dieser Stelle ein Guthaben, das die Fakturierung entweder auszahlt oder mit der nächsten Rechnung verrechnet.

Folgen und Fehlerfälle

Fünf Fehler tauchen in der Praxis immer wieder auf.

• Abschläge nicht verrechnet. Zahlt der Kunde monatlich, rechnet die Rechnung aber die Vorauszahlungen nicht ab, fordert das System den Bruttobetrag vollständig. Der Kunde zahlt doppelt, und der Ausgleich läuft anschließend in den Klärungsbestand.
• Falsche Fakturierungseinheit. Gehören zwei Verträge in eine Sammelrechnung und laufen sie in zwei Einheiten, bekommt der Kunde zwei Schreiben mit doppeltem Grundpreis. Umgekehrt erzeugt eine zu grobe Einheit eine Rechnung an einen Adressaten, der keine Vertragsbeziehung hat.
• Rechnung ohne Pflichtangaben. Verbrauchsvergleich zum Vorjahr, Vergleich mit Vergleichskundengruppen, Kontaktdaten des zuständigen Messstellenbetreibers und Hinweise zur Schlichtungsstelle gehören nach § 40 Absatz 2 EnWG in die Rechnung. Fehlen sie, ist die Rechnung angreifbar (§ 40 EnWG, Abs. 2 Nummern 5 bis 10).
• Erneute Fakturierung erzeugt doppelte Forderung. Ein zweiter Lauf über dieselben Quellbelege legt einen zweiten Fakturierungsbeleg und eine zweite Forderung an. Vor jedem Wiederholungslauf gehört deshalb eine Prüfung, welche Abrechnungsbelege bereits fakturiert sind.
• Storno ohne neue Rechnung. Ein Stornobeleg nimmt die Forderung zurück, ersetzt sie aber nicht. Ohne neuen Fakturierungsbeleg steht der Kunde ohne gültige Rechnung da. Der Vorgang gehört außerdem in die Belegkette, weil das Storno dort als eigener Beleg mit eigener Referenz erscheint.

Typische Missverständnisse

Fakturierung ist Abrechnung. Falsch. Die Abrechnung liefert den Abrechnungsbeleg, die Fakturierung verarbeitet ihn weiter. SAP führt beide Schritte getrennt und erlaubt ausdrücklich, Selektion, Gruppierung und Aggregation in zwei getrennten Schritten auszuführen (Abrechnung und Fakturierung erläutern, Abschnitt Zusammenfassung). Ein Fehler in der Fakturierung lässt sich deshalb oft beheben, ohne den Abrechnungslauf zu wiederholen.

Rechnung ist Buchungsbeleg. Die ausgegebene Rechnung ist das Kundendokument. Der Buchungsbeleg dagegen liegt im Vertragskontokorrent und trägt Forderung und Erlös. Beide entstehen zwar im selben Lauf, bleiben aber zwei verschiedene Dokumente mit eigener Nummer.

Fakturierungseinheit ist Vertragskonto. Die Fakturierungseinheit steuert, was auf einer Rechnung steht. Das Vertragskonto steuert, wohin gebucht und an wen geschrieben wird. Ein Vertragskonto kann mehrere Rechnungen führen, und mehrere Verträge können über ein abweichendes Vertragskonto auf eine Rechnung laufen.

Papier und PDF sind sonstige Rechnungen. § 14 Absatz 1 UStG unterscheidet die elektronische Rechnung im strukturierten Format von der sonstigen Rechnung. Eine E-Mail mit PDF gilt als sonstige Rechnung. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmern im Inland ist für Leistungen an einen anderen Unternehmer die elektronische Rechnung auszustellen, und zwar innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung (§ 14 UStG, Abs. 2 Satz 2 Nr. 1).

Quellen und Pflegehinweis

Die SAP-Aussagen stammen aus dem Kurs zur Fakturierung und zum Vertragskontokorrent in SAP S/4HANA Cloud sowie aus der Feldliste des Vertragskontos. Die Rechtsangaben stammen aus § 40 EnWG und § 14 UStG, jeweils in der am Prüftag geltenden Fassung. Prüfe bei jeder Pflege drei Dinge neu: ob der Verweis auf die Fakturierungseinheit noch zur Systemversion passt, ob § 40 EnWG unverändert gilt, und ob sich bei der elektronischen Rechnung Fristen oder Formate geändert haben. Ein Stand ohne diese drei Prüfungen ist nur eine Momentaufnahme.